برای موفقیت در روابط عمومی با اساتید و دانشگاهیان، باید ابتدا اعتمادشان را جلب کنید. این کار از طریق جلسات کوتاه، مطالعه تحقیقات آن‌ها، حفظ ارتباط مستمر، دفاع از حقوقشان در رسانه و پژوهش و قدردانی از همکاری‌شان امکان‌پذیر است. با اجرای این راهکارها، می‌توان یک همکاری مؤثر با اساتید ایجاد کرد که به انتشار تحقیقات و دیده‌شدن آن‌ها کمک کند.
نویسنده: چلسی استاین، بنیان‌گذار Circulate PR و متخصص ارتباطات پژوهشی و علمی
بیایید واقعیت را بپذیریم: اساتید دانشگاه، دانشمندان و متخصصان علمی اغلب نسبت به همکاری با کارشناسان روابط عمومی و ارتباطات تردید دارند. نگرانی آن‌ها ممکن است از این باشد که تحقیقاتشان بیش از حد ساده‌سازی شده و نادرست ارائه شود، یا اینکه مزایای انتشار یافته‌های خود در حوزه‌های غیرآکادمیک را درک نکنند. این تردیدها می‌توانند چالشی جدی برای متخصصان روابط عمومی ایجاد کنند.
با این حال، کلید جلب اعتماد دانشگاهیان و دستیابی به نتایج موفق، چیزی است که متخصصان روابط عمومی به‌خوبی در آن مهارت دارند: ایجاد روابط مؤثر.
در این مقاله، پنج راهکار ساده اما اثبات‌شده را بررسی می‌کنیم که می‌توانند به ایجاد روابط پایدار و مؤثر میان متخصصان روابط عمومی و دانشگاهیان کمک کنند.
چگونه همکاری مؤثری با اساتید، دانشمندان و کارشناسان دانشگاهی داشته باشیم؟
۱. شروع با درخواست ۱۵ دقیقه از وقت آن‌ها
اساتید و پژوهشگران دانشگاهی به دلیل تعهدات آموزشی و پژوهشی، معمولاً برنامه‌ای فشرده دارند. بهترین روش برای شروع همکاری این است که فقط ۱۵ دقیقه از وقتشان را برای یک جلسه اولیه درخواست کنید تا در فضایی غیررسمی با کارشان آشنا شوید.
چرا این روش مؤثر است؟
- برای شما: این زمان کوتاه کافی است تا درباره تخصص آن‌ها بشنوید، از پروژه‌های اخیر یا در حال انجامشان یادداشت‌برداری کنید و درباره تجربیات قبلی‌شان با رسانه‌ها پرس‌وجو کنید.
- برای آن‌ها: فرصتی است که درباره تحقیقاتشان با کلمات خودشان و بدون نیاز به صرف زمان زیاد صحبت کنند.
در این جلسه، علاوه بر معرفی اهداف خود، حتماً به اهداف آن‌ها در زمینه معرفی و انتشار پژوهش‌هایشان نیز توجه کنید. برخی از اساتید ممکن است به دنبال تعامل بیشتر با عموم باشند، برخی دیگر اولویتشان پوشش رسانه‌ای در سطح بالا باشد، و گروهی نیز انتشار یافته‌هایشان را راهی برای جذب همکاری‌های پژوهشی و تأمین مالی ببینند. در هر صورت، به آن‌ها اطمینان دهید که شما اینجا هستید تا از آن‌ها حمایت کنید و سپس فرصت‌هایی را شناسایی کنید که با اهداف هر دو طرف همسو باشند.
گاهی ممکن است استاد یا پژوهشگری نسبت به معرفی کار خود مردد باشد یا تجربه‌ای منفی از تعامل با رسانه‌ها داشته باشد. در این شرایط، شنونده خوبی باشید و نگرانی‌های آن‌ها را درک کنید. نکته حرفه‌ای: بهتر است چند نمونه موفق از پروژه‌های قبلی خود را آماده داشته باشید تا بتوانید با ارائه این نمونه‌ها، اعتمادشان را جلب کرده و نشان دهید که همکاری با شما می‌تواند تجربه‌ای مثبت باشد.
۲. ارتباط منظم داشته باشید – فقط وقتی که چیزی می‌خواهید سراغشان نروید!
پس از جلسه اولیه، ارتباط را ادامه دهید. اگر درباره مقاله پژوهشی یا پروژه‌ای صحبت شده، بعد از مدتی پیگیری کنید و از وضعیت و زمان انتشار آن بپرسید. اگر در اخبار موضوعی مرتبط با حوزه کاری آن‌ها مطرح شد، نظرشان را جویا شوید و ببینید آیا می‌توان مطلبی را به رسانه‌های مرتبط ارائه کرد یا نه.
چرا این روش کارساز است؟
- نشان می‌دهد که شما به‌صورت فعالانه در حال تلاش برای معرفی تخصص آن‌ها هستید، نه فقط وقتی که چیزی از آن‌ها می‌خواهید.
- به مرور شناخت بهتری از تمایلات، میزان دسترس‌پذیری و سبک همکاری آن‌ها پیدا می‌کنید.
- بعد از چند همکاری موفق، اغلب خود آن‌ها نیز ایده‌های جدیدی را با شما در میان خواهند گذاشت.
همچنین توصیه می‌شود که یادآوری‌های منظم (مثلاً هر شش ماه یک‌بار) در تقویم خود تنظیم کنید تا بتوانید اهداف مشترک را مجدداً ارزیابی کرده و هماهنگی لازم را با جدیدترین تحقیقات و موضوعات روز حفظ کنید.
۳. زمانی برای مطالعه تحقیقات آن‌ها اختصاص دهید
درست است، فقط خواندن چکیده کافی نیست! کاملاً در تحقیقات آن‌ها غوطه‌ور شوید و سعی کنید یافته‌ها و کاربردهای واقعی آن‌ها را درک کنید. این یک فرصت عالی برای شماست تا درباره یک حوزه جدید یاد بگیرید—پس از آن لذت ببرید! کنجکاو باشید، یادداشت‌برداری کنید و سؤالات خود را ثبت کنید.
پس از مطالعه دقیق، یک جلسه دیگر تنظیم کنید تا سؤالات خود را مطرح کنید. نگران نباشید اگر همه چیز را متوجه نشدید. تجربه نشان داده است که وقتی یک پژوهشگر ببیند که شما وقت گذاشته‌اید و جزئیات کارش را بررسی کرده‌اید—به‌جای اینکه صرفاً از او بخواهید همه چیز را توضیح دهد—با اشتیاق بیشتری حاضر به کمک خواهد بود.
سؤالات کلیدی که می‌توانید بپرسید:
- چه چیزی الهام‌بخش این تحقیق بود؟
- مهم‌ترین نکته‌ای که (مخاطب هدف) باید از این تحقیق درک کند چیست؟
- چگونه یافته‌های شما می‌تواند در دنیای واقعی امروز به کار رود؟
- تحقیقات آینده چگونه می‌تواند بر پایه یافته‌های شما پیش برود؟
- آیا نکته مهمی وجود دارد که باید بدانم؟
۴. در زمان نیاز، برای اصلاح اشتباهات از آن‌ها دفاع کنید
اشتباهات رسانه‌ای اجتناب‌ناپذیر هستند. ممکن است یک استاد نادرست نقل قول شود، نامش اشتباه نوشته شود، عنوانش نادرست ذکر شود یا حتی بخش مهمی از اظهاراتش از یک خبر حذف شود.
در چنین مواقعی، نقش حامی و مدافع را برای آن‌ها ایفا کنید. به‌جای اینکه بار اصلاح این اشتباهات را به دوش آن‌ها بگذارید، خودتان به‌صورت فعالانه وارد عمل شوید. با نهاد مربوطه، خبرنگار یا تیم رسانه‌ای تماس بگیرید و درخواست اصلاح را مطرح کنید.
این اقدام نه‌تنها به جلب اعتماد آن‌ها کمک می‌کند، بلکه نشان می‌دهد که در تمام مراحل کنارشان هستید، حتی زمانی که شرایط کمی پیچیده می‌شود.
۵. به طور شخصی از آن‌ها برای همکاری و زمانی که اختصاص داده‌اند، تشکر کنید
قدردانی قدرت فوق‌العاده‌ای دارد. یک اقدام کوچک در این زمینه می‌تواند تأثیر بزرگی بگذارد. همیشه از اساتید و پژوهشگرانی که با شما همکاری می‌کنند، برای زمانی که در میان برنامه‌های فشرده خود اختصاص داده‌اند، تشکر کنید.
تشکر کردن پس از هر همکاری مهم است، اما یک ایمیل تشکر سالانه نیز می‌تواند تأثیر ویژه‌ای داشته باشد. این کار فرصتی عالی برای ارائه یک گزارش جامع از تأثیر فعالیت‌های رسانه‌ای آن‌ها خواهد بود—درست مثل یک نسخه علمی از “Spotify Wrapped” اما برای روابط عمومی!
چگونه یک ایمیل تشکر حرفه‌ای و مفید بنویسیم؟
در پایان سال مالی، ایمیلی ارسال کنید که شامل موارد زیر باشد:
- تعداد دفعاتی که نقل قول یا تحقیقاتشان در رسانه‌ها منتشر شده است.
- لیستی از مهم‌ترین رسانه‌هایی که کار آن‌ها را پوشش داده‌اند.
- داده‌های مرتبط با تعاملات و میزان تأثیرگذاری، مانند بازدیدها، اشتراک‌گذاری‌ها و بازخوردهای رسانه‌ای.
- مقایسه این داده‌ها با اهدافی که در جلسه اولیه تعیین شده بود.
این گزارش به آن‌ها کمک می‌کند تا تأثیر واقعی فعالیت‌های رسانه‌ای خود را ببینند و احساس ارزشمندی کنند. علاوه بر این، چنین بازخوردی آن‌ها را تشویق می‌کند که در آینده نیز به همکاری خود ادامه دهند و حتی در آن فعال‌تر شوند.
امروزه نیاز به استفاده از منابع علمی معتبر در رسانه‌ها بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. نکاتی که در این مقاله بررسی شد، نقطه شروعی برای برقراری ارتباطی مؤثر و پایدار با اساتید، پژوهشگران و متخصصان دانشگاهی است.
در نهایت، همان‌طور که همیشه در دنیای روابط عمومی صادق بوده است: همه چیز به ایجاد و تقویت روابط بستگی دارد.