دوازده راهکار اثباتشده برای پیوند دادن سنجش ارتباطات داخلی با نتایجی که بیش از همه برای مدیران ارشد اهمیت دارد.
شما میدانید که ارتباطات قوی، همراستایی، شفافیت، مشارکت و عملکرد را تقویت میکند. اما آیا تیم رهبری شما درک میکند چرا اندازهگیری ضروری است و چرا باید برای آن بودجه اختصاص داد؟
اگر پاسخ منفی است، تنها نیستید. نشان دادن اهمیت تلاشهای سنجش ارتباطات، همچنان یکی از چالشهای مستمر بسیاری از متخصصان ارتباطات داخلی است.
بر اساس نظرسنجی ارتباطات داخلی PoliteMail در سال ۲۰۱۹، ۲۵ درصد از ارتباطگران اعلام کردند مهمترین مانع در سنجش ارتباطات داخلی این است که رهبران سازمان برای آن ارزش قائل نیستند یا آن را در اولویت نمیدانند. نکته جالب اینکه ۵۴ درصد از همان افراد نیز گفتند سنجش، متقاعد کردن مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمهای بهتر ارتباطی را آسانتر میکند.
در نظرسنجی امسال، ۵۲ درصد از ارتباطگران داخلی اعلام کردند از دادههای تعامل برای هدایت تصمیمهای مدیریتی و راهبرد سازمانی استفاده میکنند؛ نشانهای از بهبود تدریجی در درک ارزش ارتباطات داخلی از سوی رهبران.
کمیسازی اثر ارتباطات داخلی، راهی برای افزایش نفوذ، جذب منابع و کسب جایگاه راهبردی است. اما برای سنجش، ابتدا باید رهبران را متقاعد کنید که این کار ارزشمند است.
این مقاله، نکات کلیدی، شواهد پژوهشی و چارچوبهای استدلالی لازم را در اختیار ارتباطگران داخلی قرار میدهد تا بتوانند با اطمینان و بر پایه داده، از ضرورت سنجش ارتباطات داخلی دفاع کنند.
از این ۱۲ راهبرد و پژوهشهای ارائهشده استفاده کنید تا نشان دهید سنجش، یک انتخاب اختیاری نیست، بلکه یک ضرورت است.
پژوهشهایی که رهبران باید بشنوند
این دادهها با پیوند دادن ارتباطات به عملکرد سازمانی، بهرهوری و کاهش ریسک، میتوانند برای مدیران ارشد قانعکننده باشند.
شرکتهایی با ارتباطات داخلی قوی، عملکرد بهتری دارند. مطالعهای بر روی ۶۵۱ سازمان در صنایع مختلف نشان داد شرکتهایی با ارتباطات داخلی بسیار اثربخش، ۳.۵ برابر بیش از رقبا احتمال دارد عملکرد برتری داشته باشند. همچنین پژوهشگران تأکید کردهاند «سازمانهایی با رویههای ارتباطات داخلی بسیار اثربخش، نتایج مالی برتری تولید میکنند و از ثبات سازمانی بیشتری برخوردارند.»
شکستهای ارتباطی پرهزینهاند. بر اساس نظرسنجی اکونومیست، موانع ارتباطی در محیط کار میتواند منجر به تأخیر یا شکست پروژهها (۴۴ درصد)، افت روحیه (۳۱ درصد)، عدم تحقق اهداف (۲۵ درصد) و از دست رفتن فروش (۱۸ درصد) شود؛ زیانهایی که در برخی موارد به صدها هزار دلار میرسد.
ارتباطات، اعتماد و ماندگاری را تقویت میکند. پژوهشها نشان میدهد بهاشتراکگذاری اطلاعات حیاتی، اعتماد ایجاد میکند. کارکنان «بهشدت تحتتأثیر حضور یا نبود ارتباطات از سوی مدیریت قرار میگیرند.»
مشارکت کارکنان، نتایج قابلاندازهگیری ایجاد میکند. یافتههای پژوهشی Gallup در سال ۲۰۲۵ نشان میدهد کارکنان درگیر و متعهد — که این وضعیت مستقیماً تحتتأثیر وضوح و تداوم ارتباطات داخلی است — حضور مؤثرتر و بهرهوری بالاتری دارند، نسبت به نیازهای مشتریان حساسترند و به فرایندها و استانداردها توجه بیشتری دارند. این سطح از مشارکت، به افزایش ۲۳ درصدی سودآوری منجر میشود.
با آشنایی با این پژوهشها، میتوانید گفتوگو را از «آیا باید ارتباطات داخلی را اندازهگیری کنیم؟» به «نمیتوانیم از اندازهگیری صرفنظر کنیم» تغییر دهید.
۱۲ راه برای دفاع از سنجش ارتباطات داخلی
اگر نیاز دارید ضرورت سنجش را توجیه کنید، این ۱۲ نکته میتواند رهبران را برای سرمایهگذاری مالی، زمانی و ابزاری در سنجش ارتباطات داخلی متقاعد کند.
۱. سنجش را بهعنوان یک اهرم راهبردی کسبوکار معرفی کنید، نه یک گزارش آماری.
شما صرفاً آمار ایمیل برای یک داشبورد جمعآوری نمیکنید؛ بلکه دادههایی گردآوری میکنید تا مشخص شود ارتباطات شما به بهبود عملکرد کمک میکند یا مانع آن است. وقتی رهبران ببینند دادههای ارتباطی بر نتایج عملیاتی اثر میگذارد، آن را سرمایهگذاری برای اداره بهتر کسبوکار میدانند.
۲. ارتباطات را به نتایج پیوند بزنید.
مدیران کمتر به نرخ باز شدن ایمیل اهمیت میدهند و بیشتر به این توجه دارند که پس از باز شدن چه اقدامی انجام شده است. شاخصهای ارتباطات داخلی را به اهدافی مانند کاهش خطا، بهبود انطباق یا افزایش نرخ تکمیل فرایندها متصل کنید.
۳. جریان اطلاعات در سازمان را نشان دهید.
سنجش میتواند نشان دهد کارکنان چگونه اطلاعات را دریافت، تفسیر و منتقل میکنند. برای مثال، اگر نرخ «توجه واقعی» مدیران به پیامها افزایش یابد و همزمان تعداد پرسشهای تکراری از منابع انسانی کاهش پیدا کند، رهبران درمییابند که ارتباطات مؤثر، اصطکاک عملیاتی را کاهش میدهد.
۴. منحصربهفرد بودن مخاطبان داخلی را اثبات کنید.
با استفاده از بخشبندی، نظرسنجی و بازخورد کارکنان نشان دهید گروههای مختلف نیازها و انگیزههای متفاوتی دارند و به پیامهای شخصیسازیشده واکنش بهتری نشان میدهند.
۵. نشان دهید چگونه با دادهها بهبود ایجاد کردهاید.
برای نمونه: «با تغییر زمان ارسال ایمیلها، نرخ مطالعه ۱۸ درصد افزایش یافت.» یا «با سادهسازی توضیح مزایا، درخواستهای پشتیبانی منابع انسانی ۱۰ درصد کاهش یافت.»
۶. ثابت کنید در استفاده از منابع مسئولانه عمل میکنید.
کانالهایی را که اثربخش نبودند حذف کردهاید؟ خبرنامهها را تجمیع کردهاید؟ فرایندها را کوتاه یا خودکار کردهاید؟ سنجش نشان میدهد چگونه اتلاف منابع را کاهش دادهاید.
۷. نمونههایی ارائه دهید که سنجش به حل مسئله منجر شده است.
اگر نرخ کلیک یک پلتفرم جدید تنها ۸ درصد بوده و با تولید یک ویدئوی آموزشی کوتاه به ۳۷ درصد رسیده است، این دادهها ارزش مداخله هدفمند را اثبات میکند.
۸. دادههای ارتباطی را به شاخصهای مورد توجه مدیران پیوند بزنید.
بهرهوری، کاهش ترک خدمت، مدیریت ریسک، انطباق آموزشی و تجربه مشتری از جمله شاخصهایی هستند که میتوانید دادههای ارتباطی را به آنها متصل کنید.
۹. هزینه اندازهگیری نکردن را کمیسازی کنید.
زمان تلفشده برای پاسخ به پرسشهای تکراری، سوءبرداشتها یا نرخ پایین پذیرش تغییرات، همگی هزینه دارند. سنجش را بهعنوان ابزاری برای پیشگیری از هزینه معرفی کنید.
۱۰. سنجش احساسات کارکنان را بهعنوان شاخص پیشنگر معرفی کنید.
دادههای احساسسنجی میتواند نشانههای اولیه فرسودگی یا بیانگیزگی را پیش از ترک سازمان آشکار کند؛ ارزشی راهبردی که سایر واحدها ممکن است زودتر به آن دسترسی نداشته باشند.
۱۱. از بنچمارکها برای ایجاد زمینه مقایسه استفاده کنید.
نرخ باز شدن ۵۰ درصد بهتنهایی معنا ندارد؛ اما مقایسه آن با میانگین صنعت، تصویر دقیقتری ارائه میدهد و حتی میتواند انگیزه رقابتی سالم ایجاد کند.
۱۲. دادهها را بصری، مختصر و راهبردی ارائه کنید.
مدیران در چند ثانیه تصمیم میگیرند. داشبوردهای تصویری، نمودار روندها و جمعبندیهای «پیشنهاد ما چیست» میتواند اثرگذاری پیام شما را چند برابر کند.
اگر رهبران هنوز به اهمیت سنجش باور ندارند، نه به این دلیل است که ارتباطات برایشان مهم نیست؛ بلکه هنوز پیوند میان ارتباطات داخلی و شاخصهای کلیدی مانند بهرهوری، ماندگاری و مدیریت ریسک را بهروشنی ندیدهاند.
وظیفه شما این است که نشان دهید:
- سنجش یک گزینه تجملی نیست؛ لازمه اثربخشی است.
- سنجش میتواند با شناسایی ناکارآمدیها و فرصتهای بهبود، هزینهها را کاهش و ریسک را مدیریت کند.
- و مهمتر از همه، چیزی را که اندازهگیری نمیکنید، نمیتوانید بهبود دهید.
با چارچوببندی درست، اتکا به داده و روایتگری حرفهای، میتوانید به رهبران کمک کنید ارتباطات داخلی را نه یک هزینه اضافی، بلکه بخشی اساسی از عملیات سازمان و کلید اثربخشی آن بدانند.